Evofenedex: Groeien naar een vereniging 3.0 met behulp van de inzet van communities (2024)

Steeds meer verenigingen en brancheorganisaties zien in dat om als organisatie relevant te blijven een hechtere band met leden moet worden opgebouwd. Vanuit de leden blijft een vereniging makkelijk op de hoogte van belangrijke actuele ontwikkelingen, uitdagingen maar ook nieuwe oplossingen en inzichten. Het identificeren, verbinden en faciliteren van communities (hechte gemeenschappen) lijkt dan een geschikt middel. Omdat het ontwikkelen van communities een andere manier van organiseren vergt, heeft deze aanpak vaak verregaande consequenties voor een organisatie. Het kiezen voor een community aanpak is dus vaak niet alleen een noodzakelijke maar ook een moedige stap. Hoe gaat ondernemersvereniging evofenedex deze uitdaging aan?

In 1940 richtten enkele eigen vervoerders, waaronder Philips en Unilever, de Eigen Vervoerders Organisatie (E.V.O.) op. In 1954 richtten een tiental exporteurs, die binnen een exportnetwerk kennis en ervaring wilden uitwisselen, de Federatie van Nederlandse exporteurs (Fenedex) op. De doelstelling daarbij was om de kwaliteit van het exporteren en het internationaliseren van het Nederlandse bedrijfsleven te bevorderen, in het bijzonder die van de leden. Sinds 2017 vormen de leden van het voormalige EVO en Fenedex samen ondernemersvereniging evofenedex, een netwerk van bedrijven met een logistieke of internationale operatie. Samen zorgen zij er voor dat in Nederland gevestigde bedrijven hun logistiek kunnen optimaliseren en beter kunnen internationaal ondernemen.
Logistiek en internationaal ondernemen zijn voor veel bedrijven bepalende thema’s voor hun succes. Deze bedrijven hebben te maken met constante veranderingen in hun waardeketens, een sterke invloed van de wereldeconomie en toenemende concurrentie. In die dynamische wereld is er eigenlijk continu behoefte aan een netwerk dat waarde toevoegt. Samen kennis delen en ontwikkelen waardoor evofenedex optimaal de belangen kan behartigen. Verbinding van kennis, en belangrijker tussen leden, is mede daarom zo essentieel.

De inzet van community building als onderdeel van een nieuwe organisatie strategie

In 2018 heeft de vereniging een nieuwe strategie voor de middellange termijn ontwikkeld waarbij de transitie naar vereniging 3.0 centraal staat. Het “oude” verenigingsmodel van reactieve belangenbehartiging en dienstverlening aan leden (vereniging 2.0) is niet meer toekomstbestendig. De vereniging 3.0 reageert op snel veranderende omgevingen en door voorop te lopen. Om daar te komen moeten verenigingen samen met leden zoeken naar een nieuwe positie in de samenleving en hun eigen domein. Daarvoor is een “bottom-up” aanpak met communities van leden essentieel. Onder communities worden hier groepen ondernemers verstaan die op basis van diverse en vergelijkbare uitdagingen, die ze nu ervaren in deze tijd, elkaar structureel opzoeken om samen aan een doel te werken zoals het ontwikkelen van kennis of het oplossen van uitdagingen.
Door leden aan de hand van community vorming bij elkaar te brengen kunnen zij, naast contact met hun peers en kennisuitwisseling, zelf de oplossingen bedenken die hen vooruit helpen. Evofenedex zorgt hierbij voor de borging en verspreiding van kennis en oplossingen onder leden en gebruikt deze informatie om wetgeving op nationaal en internationaal niveau te beïnvloeden. evofenedex wordt meer bieder van oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen dan vrager of eiser.

Het nut van communities

Zoals voor veel andere verenigingen geldt, wordt de inzet van community building gerechtvaardigd omdat het een betere ledenbinding en ledenbetrokkenheid mogelijk maakt. De netwerken die doorgaans nu rondom verenigingen bestaan, zijn vaak te passief van aard. Leden nemen geen leiding en wachten op acties vanuit het bestuur. Mede hierdoor krijgt een organisatie vaak weinig inzicht in de behoeften van leden waardoor de dienstverlening er weinig op niet op kan worden aangepast. Betrokken en actieve netwerken, waar meer gemeenschapsgevoel bestaat, maken het mogelijk sneller iets te kunnen polsen bij groepen leden zodat de belangenbehartiging hierop aangepast kan worden. Voor de leden zelf wordt het verenigingsnetwerk veel toegankelijker en kan op eenvoudigere wijze kennis worden gedeeld. Dit komt weer ten goede aan de eigen ontwikkeling en vooral ook die van de vereniging.
Algemene informatie is vaak op het internet te vinden maar voor meer specifieke informatie heb je toch een netwerk of expert nodig.

Aanpak

Door de Corona pandemie is de implementatie van de strategie vorig jaar versneld. Hierdoor is vanaf 2021 een nieuwe organisatieopzet samengesteld waarin ook specifiek ruimte is gemaakt voor de inzet van communities. En alhoewel evofenedex al tachtig jaar zeer ervaren is met het samenbrengen en beheren van ledennetwerken, blijkt de vorming en management van communities toch een net andere aanpak te vereisen.
Zo streven de diverse communities verschillende doelen na. Behalve dat er via een community bijvoorbeeld efficiënter met stakeholders, zoals gemeenten, kan worden samengewerkt, zullen er ook communites zijn waar het meer gaat om het kunnen sparren met vakgenoten. Bij dit laatste draait het bij de leden vooral om inspiratie en kennis opdoen. Voor evofenedex leidt die inspiratie en kennis tot het beter kunnen vervullen van de taak van vereniging: het vertegenwoordigen van de belangen.

Middelen

Bij het faciliteren van communities is een veelvoorkomende uitdaging het komen tot de juiste middelen-mix om mensen aan elkaar te verbinden. Wat zijn de voor- en nadelen van online en offline samenkomen en uitwisselen bijvoorbeeld. evofenedex ziet, zoals bij veel andere verenigingen, de behoefte bij veel leden om offline samen te komen. Dat is niet zo vreemd aangezien fysiek bij elkaar komen het vaak makkelijker maakt om complexere informatie uit te wisselen. Ook zie je vaak dat op deze manier, binnen de groep, sneller relaties en daarmee vertrouwen wordt opgebouwd. Een online kanaal of platform kan hierin echter goed kunnen ondersteunen door het aan de ene kant makkelijker te maken elkaar te vinden en op te zoeken en aan de andere kant offline bijeenkomsten beter voor te bereiden. Daarnaast kan het contact tussen de bijeenkomsten door onderhouden worden door elkaar online regelmatig korte vragen te stellen. Dit leidt dan tot een rijk archief met thema’s in tegenstelling tot kennis die sneller vervliegt via een een-op-een telefoon gesprek.

1. Deze mogelijke community valt onder een strategisch speerpunt “Handel en logistiek zorgen voor een welvarend Nederland”. Binnen dat speerpunt staat douane (samen met export management en exportbinnendienst) centraal als operationeel thema. Binnen het thema zal de focus vooral liggen op Trade Compliance. De community wordt vormgegeven aan de hand van gedeelde praktijkcases en mogelijke oplossingen voor actuele uitdagingen .

2. Het doel van de community is het delen van ervaringen en praktijkcases binnen Trade Compliance. Het is van meerwaarde voor deelnemers omdat ze kunnen sparren met “lotgenoten” en kennis kunnen delen. Als basis voor de community wordt eerst een netwerk bij elkaar gebracht. Vervolgens wordt onderzocht waar binnen het netwerk meer behoefte is aan verbinding. Een specifieke vraag of behoefte uit het netwerk is dus leidend voor de keuze om te gaan ondersteunen in community ontwikkeling (een hechtere vorm van netwerken waar ook een gezamenlijk doel wordt nagestreefd).

3. De community wordt verankerd met de organisatie via een directe verbinding met Regioraad Zuidoost en Raad voor Internationale Handel

4. Voor de opzet en het beheer van de community wordt een persoon specifiek aangesteld. De inzet is een dag per week. De verwachting is dat van deze acht uur de meeste tijd besteed zal worden aan het benaderen van potentiële deelnemers en het identificeren en onderhouden van een actieve kerngroep.

Beheer

Mede omdat het woord ‘community’ een containerbegrip is, bleek niet iedereen binnen de organisatie hetzelfde ermee te bedoelen. Er waren verschillende verwachtingen over de invulling ervan. Over de stip aan de horizon was iedereen het eens. Maar komen tot een aanpak waarbij iedereen gevoel had, was lastiger. Om van een vrij klassiek faciliterende rol, die typerend is voor het bestuur van verenigingen, te gaan naar het faciliteren van meer proactief gedrag bij leden zelf, en vanuit het bestuur dus minder, is een behoorlijke omschakeling en kan dus soms onwennig voelen. Collega’s die vanuit hun functie een helder takenpakket hebben, vinden het begrijpelijkerwijs lastig om een klein deel van deze taken aan leden te delegeren. Daarbij komt dat niet betrokken leden dit doorgaans niet waarderen. Actief betrokken leden verwelkomen daarentegen juist deze taken omdat ze hierdoor meer inspraak en invloed krijgen. Een wens die ze vaak al langer hebben.

Het ontwikkelen en borgen van kennis is ook met betrekking tot het leren werken met communities van groot belang. Vanuit management is er bij evofenedex een “kruispunt” communities opgericht. Het kruispunt bestaat uit twee leden van het managementteam van evofenedex. Dit kruispunt heeft de taak om de (in eerste instantie regionale) communities op te zetten en coördineert de voortgang van elke opgerichte community met de daarvoor aangewezen inhoudelijke en regionale verantwoordelijken. Op regelmatige basis worden er meetings gepland met elk “community team”, maar daarnaast zijn er ook meetings waarbij alle community teams bij elkaar komen om ervaringen uit te wisselen en do’s en don’ts te ontdekken. Denk hierbij aan het identificeren van ambassadeurs, het organiseren van interactieve bijeenkomsten, komen tot de meest passende thema’s en onderwerpen voor de community. Op deze manier zorgt het kruispunt ervoor dat alle betrokkenen hun focus op communities behouden, zodat het op langere termijn een integraal onderdeel wordt van de dagelijkse operatie. Om zoveel mogelijk collega’s mee te nemen in de nieuwe werkwijze is er ook geïnvesteerd in externe trainingen op het gebied van community building en management. Juist bij een organisatie-brede doelstelling waar communities niet alleen als middel maar ook op zichzelf staand doel dienen, is het van belang geleidelijk steeds meer collega’s de waarde ervan in te laten zien en mee te nemen in manieren hoe zij binnen hun werkzaamheden communities kunnen inzetten.

Binnen evofenedex zijn veel disciplines betrokken bij het community management, denk aan beleidsadviseurs, projectmanagers, relatiemanagers en marketeers. En ook al kun je op papier perfect uitdenken hoe het ideale beheer eruit zou moeten zien, bij community management draait het in de praktijk ook om specifieke vaardigheden. Niet iedereen maak je blij met zo’n rol. Voor een deel kan dit opgevangen worden door inhoudelijk sterke collega’s op de gekozen thema’s van de communities zoveel mogelijk te laten samenwerken met iemand die actief is binnen een bepaalde regio.

Ambitie

Omdat het zo’n nieuwe tak van sport is, waar veel verandering bij komt kijken, heeft Evofenedex ervoor gekozen te starten aan de hand van enkele pilots op de thema’s “Innovatie in het MKB”, “Trade Compliance” en “Human Capital” in diverse regio’s. Zo kan er in deze fase worden ervaren wat wel en wat niet werkt voor de vereniging. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat manier A voor een bepaalde regio/doelgroep heel goed werkt, terwijl manier B juist weer goed werkt voor een andere regio/doelgroep. Omdat de vereniging hier met open vizier in wil staan, zijn er voorlopig geen concrete kritische prestatie indicatoren afgesproken. De focus ligt op het proces en het hierbij betrekken van zoveel mogelijk collega’s. Een uitgangspunt bij elke pilot is wel dat na drie maanden in ieder geval met een groep ambassadeurs bijeen is gekomen.
Over de ambitie is evofenedex helder. Over vijf jaar willen ze de vorming en management van communities een integraal onderdeel laten zijn van de dagelijkse operatie en beleidsvorming van de vereniging. Dit betekent dat aan de ene kant dat evofenedex snel communities kan opstarten en beheren indien een (actueel) vraagstuk naar boven komt en, aan de andere kant, dat innovaties en oplossingen voortkomend uit de communities aan de basis staan van het dienstenpakket en (regionale, nationale en internationale) beleid van de vereniging.

Dit blog kwam tot stand in samenwerking met Frank Peterse, lid van managementteam van evofenedex.